Willys integritetspolicy för företagskunder

Principer för behandling av personuppgifter för kontaktpersoner till Willys företagskunder

Willys är mån om din personliga integritet och att du ska känna dig trygg med vår behandling av dina uppgifter. Denna integritetspolicy förklarar hur vi behandlar dina personuppgifter som lämnas i samband med ansökan om att bli kund hos Willys samt i samband med beställning och leverans av varor. Den beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan kontakta oss.

Willys AB, org.nr. 556163-2232, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter enligt denna integritetspolicy.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Personuppgifter som inhämtas från den dig eller det företag du representerar
Willys behandlar personuppgifter som lämnas i samband med ansökan om att bli kund hos oss samt för att kunna hantera beställning och leverans av varor till det företag du representerar. De uppgifter Willys behandlar är dina kontaktuppgifter, exempelvis namn, e-postadress, telefonnummer och postadress till din arbetsplats. Vi samlar även in organisationsnummer för det företag du representerar vid registrering av ny kund, som vid fallet enskild firma kan vara ett personnummer.

Vid köp i butik, även vid användande av självscanningstjänst samlar vi in din underskrift på kvittot.

Personuppgifter från tredje part
Utöver de uppgifter som inhämtas från det företag du representerar, samlar vi i förekommande fall in uppgifter om kreditvärdighet inför godkännande av anmälan som ny kund. Kreditupplysning genomförs av Axfood Shared Service Center och uppgifter hämtas från Bisnode.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Våra tjänsteleverantörer och samarbetspartners
Vi delar dina personuppgifter med andra företag inom vår koncern samt med våra leverantörer och samarbetspartners i de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda dig våra tjänster. De aktörer som vi delar dina personuppgifter med behandlar då personuppgifterna för vår räkning och enligt våra instruktioner. Dina personuppgifter kan därför komma att överföras till följande företag:

• Axfood AB
• Axfood IT AB
• Axfood SSC
• Dagab Inköp och Logistik AB
• Strålfors AB
• Releasy AB
• Intrium Justitia

Därutöver kan dina personuppgifter komma att överföras till leverantörer och samarbetspartners av transporttjänster samt till tryckerier inför utskick av reklam och erbjudanden. Vi kan också komma att överföra dina personuppgifter till våra IT-leverantörer för bl.a. drift-och support av våra IT-system.

Övriga mottagare
I förekommande fall delar vi dina personuppgifter med mottagare som agerar självständigt i förhållande till de tjänster som vi tillhandahåller dig. Dina personuppgifter kan därmed lämnas ut till följande mottagare:

Hur och varför vi använder dina personuppgifter

För att ge dig en förståelse för hur vi behandlar dina personuppgifter beskriver vi nedan för vilka syften vi gör detta, med vilken laglig grund samt hur länge uppgifterna lagras.

Behandling av kontaktuppgifter
De personuppgifter vi samlar in om dig behandlas för att kunna kontakta dig i egenskap av representant för kunden för frågor som rör exempelvis:

• hantera registrering av ny kund hos Willys, både i butik och online
• administration av användarkonto på www.willys.se,
• hantering av köp/beställning av varor,
• tillhandahålla vår självscanningstjänst,
• leverans och mottag av varor,
• ålderskontroll vid mottag av åldersbegränsade varor,
• tillhandahållande av kundsupport i händelse av supportärende,
• utskick av reklam, orderrelaterad information, fakturor etc.

Laglig grund: Behandlingen av dina kontaktuppgifter har efter en intresseavvägning bedömts nödvändiga för att vi ska kunna kontakta dig som representant för det för det företag du representerar på ett effektivt sätt.

Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter så länge som det finns ett giltigt avtal med det företag du representerar, eller till dess vi har fått information om att du har avslutat en anställning som är relevant för avtalet. Efter att avtalet avslutats eller vi fått information om att du avslutat din anställning raderas dina uppgifter inom 7 dagar från avtalets upphörande. Signaturköpskvitton sparas i 7 år för uppfyllande av bokföringslagen.

Produktlarm
Vi kan även komma att behandla personuppgifter om dig i egenskap av representant för kunden för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser avseende produktansvar och produktsäkerhet, såsom framtagande av kommunikation och information till allmänheten och kunder om produktlarm och produktåterkallelser, t.ex. vid en defekt eller hälsovådlig vara.

Laglig grund: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser

Lagringstid: Personuppgifterna sparas under så lång tid som krävs för att uppfylla den rättsliga förpliktelsen avseende produktansvar och produktsäkerhet.

Ålderskontroll
Vid leverans och mottag av åldersbegränsade varor görs en ålderskontroll genom kontroll av din legitimation.

Laglig grund: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser

Lagringstid: Uppgifter sparas ej.

Behandling av organisationsnummer för enskild firma
Anledningen till att Willys behöver behandla organisationsnummer till kunder är för att säkert kunna identifiera Willys avtalsparter och för att säkerställa att beställning och leverans av varor, fakturering och bokföring går till på rätt sätt.

Laglig grund: Willys har gjort en intresseavvägning avseende omständigheterna där personnummer utgör företagets organisationsnummer samt även del av momsregistreringsnumret och gjort bedömningen att behandlingen är klart motiverad med hänsyn till ovan angivet syfte med behandlingen samt i förekommande fall för att fullgöra Willys skyldigheter gentemot myndigheter.

Lagringstid: Vi sparar organisationsnumret så länge som det finns ett giltigt avtal med det företag du representerar och företaget kan antas vara en aktiv kund hos oss. Efter 24 månaders inaktivitet anonymiseras uppgifterna.

Hur Willys skyddar dina personuppgifter

Axfood vidtar de legala, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som krävs för att se till att dina personuppgifter inte manipuleras, går förlorade eller förstörs eller att obehöriga får tillgång till dem. Våra säkerhetsrutiner uppdateras i takt med att tekniken utvecklas och förbättras.

Var dina uppgifter behandlas

Vi strävar efter att alltid behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Personuppgifter som behandlas i de IT-system vi använder för att tillhandahållande våra tjänster kan dock komma att delasmed IT-leverantörer utanför EU/EES.

Vi använder oss t.ex. av IT-leverantörer för hosting-, drifts- samt och supporttjänster utanför EU/EES, vilket innebär att dina personuppgifter kan komma att behandlas av dessa leverantörer på uppdrag av oss.

För närvarande förekommer att vi delar personuppgifter med vår hosting- och driftsleverantör i Indien vid behov av tekniska supporttjänster.

Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna tillhandahålla kvalitativa och tillförlitliga tjänster med säker teknik. Vi säkerställer en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter genom tillämpning av kommissionens standardavtalsklausuler och delar på så sätt dina personuppgifter med mottagare utom EU/EES med stöd av artikel 46.2 i dataskyddsförordningen.

Du får tillgång till standardavtalsklausulerna samt mer information om dessa genom att klicka på denna länk: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32010D0087.

Dina rättigheter

Du har rätt att utöva ett antal rättigheter i förhållande till vår behandling av dina personuppgifter, vilka beskrivs nedan.

Rätt till tillgång
Vi vill vara öppna och transparenta med hur vi behandlar dina uppgifter. Om du vill få insyn i hur vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att begära att få tillgång till dina uppgifter. Du har också rätt att få uppgift om våra ändamål, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare av personuppgifter, lagringsperiod eller kriterierna för hur lagringsperiod fastställs, information om varifrån uppgifter har samlats in och förekomsten av automatiserat beslutsfattande inklusive information om logiken bakom och betydelsen av behandlingen.

Om vi tar emot en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa vilka uppgifter du vill ta del av och att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Vi besvarar din förfrågan utan onödigt dröjsmål. Du hittar mer information om hur du gör en begäran om tillgång till dina personuppgifter på www.willys.se/artikel/dataskydd.

Rätt till rättelse
Du har alltid rätt att begära att dina personuppgifter rättas om uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Om det inte är omöjligt eller medför en oproportionerlig ansträngning för oss meddelar vi de mottagare som fått del av dina uppgifter från oss att du har begärt rättelse av uppgifterna.

Rätt till radering
Du har rätt att begära radering av personuppgifter som vi behandlar om:

• uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats,
• du invänder mot en avvägning av berättigat intresse som vi har gjort och det saknas berättigat intresse för oss som väger tyngre,
• du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål,
• personuppgifterna inte behandlats i enlighet med gällande reglering,
• personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av

Trots din begäran om radering av personuppgifter har vi dock rätt att fortsätta behandlingen och inte tillmötesgå din begäran om behandlingen är nödvändig för:

• att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av,
• att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Om det inte är omöjligt eller medför en oproportionerlig ansträngning för oss meddelar vi de mottagare som fått del av dina uppgifter från oss att du har begärt radering av uppgifterna.

Rätt till begränsning
Du har rätt att kräva att vår behandling av dina personuppgifter begränsas om:

• du bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta,
• behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av vår användning,
• vi inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk,
• du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har angett för ett ändamål.

Du kan då begära begränsad behandling under den tid som vi behöver för att kontrollera om våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade.

Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller om du har lämnat ditt samtycke.

Om det inte är omöjligt eller medför en oproportionerlig ansträngning för oss meddelar vi de mottagare som fått del av dina uppgifter från oss att du har begärt begränsning av behandling av uppgifterna.

Vi kommer att informera dig på förhand om begränsningen av personuppgiftsbehandlingen upphör.

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling

Intresseavvägning för berättigat intresse
Du har möjlighet att invända mot att vi behandlar personuppgifter om dig med stöd av intresseavvägning. Vi kommer i sådana fall att upphöra med behandlingen om vi inte kan visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Direktmarknadsföring (inklusive analyser som utförs för direktmarknadsföringsändamål)
Du har möjlighet att invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring. Invändningen omfattar även de analyser av personuppgifter (s.k. profilering) som utförs för direktmarknadsföringsändamål.

Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamålet liksom upphöra med alla typer av direktmarknadsföringsåtgärder.

Givetvis har du en möjlighet att endast tacka nej till utskick och erbjudanden i vissa kanaler. T.ex. kan du välja att endast få erbjudanden från oss via e-post, men inte sms. I så fall ska du inte invända mot personuppgiftsbehandlingen för marknadsföringsändamål i allmänhet eftersom vi då har svårt att bedöma vilken marknadsföring som är relevant för dig.

Om det inte är omöjligt eller medför en oproportionerlig ansträngning för oss meddelar vi de mottagare som fått del av dina uppgifter från oss att du har begärt att uppgifterna inte behandlas för direktmarknadsföringsändamål.

Klagomål till tillsynsmyndigheten
Om du anser att vi hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du lämna in ditt klagomål till tillsynsmyndigheten (Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten).

Hur du kontaktar oss

Om du har du frågor rörande vår behandling av dina personuppgifter eller om du vill utöva några av dina rättigheter kopplade till vår behandling av personuppgifter, är du välkommen att kontakta oss, se kontaktuppgifter nedan.

Personuppgiftsansvarigs kontaktuppgifter
Willys AB
412 85 Göteborg
Besöksadress: Falkenbergsgatan 3
Telefon: 031-733 31 00
Fax: 031-733 31 80
https://www.willys.se/artikel/kundservice
org.nr. 556163-2232

Kontaktuppgifter till vårt Dataskyddsombud
Telefon växel: 08-553 99 000 (fråga efter Axfoodkoncernens Dataskyddsombud)
E-post: dataskyddsombud@axfood.se

Fastställelse och ändring av integritetspolicyn

Integritetspolicyn fastställdes av Willys AB den 2018-05-18.

Den senast uppdaterade versionen av denna policy finns alltid på www.willys.se/artikel/dataskydd. Vid uppdateringar av ändamålen för personuppgiftsbehandling eller kategorier av personuppgifter kommer du att få information genom e-post.